D사 담당자가 명절 문의 폭주에서 벗어난 방법

[HR Case Study] EP 05. D사 담당자가 명절 문의 폭주에서 벗어난 방법

"대리님, 추석에 남는 방 있나요?"
"아, 대리님 죄송한데 일정이 바뀌어서요. 혹시 다른 날짜로 변경될까요?"
다가오는 추석 연휴, 사내 메신저 불나고 계신가요? 직원들 남는 방 알아봐 주기, 수동으로 예약 대행하기, 일정 바뀌면 취소 수수료 안내하기... 이 늪에서 벗어날 방법은 없을까요?

"본인 복지를 사용하는 것임에도 담당자에게 부탁하는 형국이었다"
제조 기업 D사 인사 담당자분이 회사의 상황을 설명하며 쓰신 표현입니다. 부탁이라는 단어가 계속 걸렸습니다. 회사가 준 복지를, 직원이 쓰겠다는데, 왜 부탁이 되었을까.

명절마다 반복되는 구조

대부분의 회사에서 휴양 복지는 이런 흐름으로 돕니다.
직원이 담당자에게 문의한다 → 담당자가 잔여 객실을 확인한다 → 회신한다 → 직원이 결정한다 → 담당자가 예약한다 → 일정이 바뀐다 → 담당자가 취소한다
이 구조에는 두 가지 불필요한 비용이 숨어 있습니다.
하나는 담당자의 시간입니다. 명절을 앞두고는 이 문의들만으로 하루가 갑니다.
다른 하나는 잘 드러나지 않는, 드러내기도 어려운 불편함입니다. 담당자가 중간에 있으면, 복지를 쓰는 일이 사람에게 아쉬운 소리를 하는 일이 됩니다. 직원은 날짜를 두 번 바꾸기가 미안해서 한 번에 정하고, 별로 안 내키는 일정도 그냥 받습니다. 담당자는 최선을 다해 도왔는데도 만족도 조사에서 점수가 안 나오는 이유가 여기 있습니다.

문제는 담당자의 친절이 아니라 경로입니다

이 구조에서는 담당자가 아무리 빠르게 응대해도 해결이 안 됩니다. 응대가 필요하다는 것 자체가 문제거든요. 그래서 복지 설계에서 봐야 할 질문은 "얼마나 잘 지원하는가"가 아니라 "직원과 복지 사이에 사람이 몇 명 끼어 있는가" 입니다. 중간 단계를 없애면 담당자의 업무가 줄고, 부탁이라는 불편하고 애매모호한 감정 자체가 사라집니다.

올해 추석은 목요일부터 토요일까지입니다. 연휴에 일요일이 없어 대체공휴일이 없고, 그래서 연차가 수요일과 월요일에 몰립니다. 담당자 입장에서는 연차 조율과 휴양소 문의가 같은 주에 겹친다는 뜻입니다.
올해는 어렵더라도, 내년 설 전에는 이 경로를 한번 점검해 보시길 권합니다. 직원이 담당자를 거치지 않고 복지에 닿는 시스템. 복지의 만족도는 사람이 아닌 시스템에서 나옵니다. 임직원들은 평소 쓰던 앱을 켜서 본인 취향대로 직접 고르고, 일정이 바뀌면 스스로 취소합니다. 완벽한 '셀프 복지' 환경이 만들어지는 것이죠.

명절마다 반복되는 문의가 부담이라면, '담당자가 필요없는 복지'를 시작해보세요.
더 궁금하시다면, 도입 문의는 첫 번째 댓글에서 확인하실 수 있습니다.

출처: 여기어때 비즈니스 2026 기업 담당자 운영 효율 및 만족도 조사